Création d'une alerte

Dans le menu, "Données", vous trouverez l’entrée Alertes Techniques. Cette action ouvre la liste des alertes techniques.

Pour créer une nouvelle alerte, positionner la souris sur le corps de la liste puis cliquez sur le bouton droit de la souris, pour afficher un menu, puis sélectionner "Nouveau".

Vous pouvez également passer par le bouton "Nouveau" de barre d’outils  ou de la barre des tâches.

 

L’onglet  Général

Cette action entraîne l’ouverture d’une fiche vierge dans laquelle il faudra fournir les informations  suivantes :

- Le code de l’alerte. Saisir dans cette zone le code que vous souhaitez donner à cette alerte, il devra être unique pour chaque alerte. Une fois le code saisi, le reste de la fiche se dégrise et vous pouvez alors renseigner les autres informations de l’alerte,

- Le libelle de l’alerte. Saisir dans cette zone le libellé que vous souhaitez donner à cette alerte.

 

Dans l’onglet général, vous aurez les choix suivants :

- La case à cocher "Alerte Calendaire":

o Si vous cochez celle-ci, l’alerte que vous allez créer est de type calendaire, c'est-à-dire que cette alerte sera calculée à partir de la date d’affectation. Par défaut, cette case n’est pas cochée et l’alerte ainsi crée sera de type kilométrique. C'est-à-dire que l’alerte sera calculée à partir du kilométrage moyen présent dans la fiche véhicule.

- La zone  "Message d’alerte". Dans cette zone, vous devez saisir le texte que vous voulez voir apparaître lorsque l’alerte arrivera à échéance.

 

Le reste des champs va dépendre du type d’alerte choisi.

Pour les alertes Calendaires :

- La case à cocher  "Alerte Unique". Si vous cochez cette case, l’alerte sera répétée avec les mêmes conditions, après que la date d’échéance soit atteinte et que l’alerte soit marquée comme effectuée,

- La case à cocher "Jour". Permet de définir l’unité de la durée avant l’alerte, si cette option est cochée, la durée sera calculée en jour, sinon, c’est des mois. Elle définie aussi l’unité de temps avec laquelle vous serez prévenus,

- La Zone "Durée en Jours/Mois". Dans cette zone, vous devez saisir, le nombre de jours ou mois, avant la date d’application effective de l’alerte,

- La Zone, "A affiché …". Dans cette zone, vous devez saisir, le nombre de jours ou mois, avant la date d’alerte. L’unité de temps est celle choisie par la case à cocher "Jour".

Pour les alertes kilométriques :

Le kilométrage moyen annuel est calculé en effectuant la moyenne du kilométrage effectué entre la date de première mise en circulation à la date de la dernière facture contenant le kilométrage le plus élevé.

A partir de cette donnée, le logiciel extrapole le kilométrage à une date donnée.

Exemple : un véhicule qui parcourt 15000 km/an, fait en moyenne 41 km/jour.

Si la dernière facture  date de 150 jours et qu’elle présentait un kilométrage de 45000 km, le logiciel calcule un kilométrage courant, estimé à 45000 + 150 x 41, soit 51150 km.

- La case à cocher  "Alerte Unique". Si vous décochez cette case, l’alerte sera répétée avec les mêmes conditions, après que la date d’échéance soit atteinte et que l’alerte soit marquée comme effectuée. La sélection de cette option entraîne l’activation de la zone "puis tous les",

- La Zone "Km première alerte". Dans cette zone, il faut saisir le kilométrage auquel vous souhaitez que l’alerte s’applique. A partir de quoi, une date d’application et une date d’alerte sont calculées à partir du kilométrage moyen et du délai avant alerte. Exemple:

o Soit un véhicule qui parcourt 15000 km/an, fait en moyenne 41 km/jour, son dernier passage remonte à 150 jours avec un kilométrage de 45000 km. Si nous créons une alerte kilométrique que nous appellerons "Courroie de distribution" et qui s’applique à 12000 km. Le logiciel calcul le nombre de jours compris entre le dernier kilométrage connu et 120000 km, soit 75000 km. Le durée de l’intervalle est de 75000 / 41, soit 1826 jours. La date d’application sera donc de 1826 jours après la date de la dernière visite.

- La Zone "puis tous les". Dans cette zone, vous devez saisir, l’intervalle kilométrique qui sera pris pour les alertes suivantes. En suivant l’exemple précédent, si vous saisissez 40 000 km dans cette zone, à la fin de la première alerte, une nouvelle alerte sera lancé tous les 40 000 km. Soit à 160 000, 200 000, 240 000 etc... Un autre exemple, une alerte technique "Contrôle réservoir"  qui s’applique à 130 000 km puis tous les 40 000 km,

- La Zone "A afficher". Attention dans ce mode, vous devez saisir un kilométrage et non pas une période. La durée est calculée comme dans l’exemple précédent, en fonction du kilométrage moyen. Cette valeur permet de déterminer la date d’alerte.

 

L’onglet "Liste de Tiers"

Dans cet onglet figure la liste des tiers auxquels  l’alerte en question a été affectée.

Un code de couleur, permet de reconnaître l’état de chaque alerte

En BLEU les alertes marquées comme effectuées,

En ORANGE les alertes marquées comme en Alertes,

En VERT les alertes marquées comme en Prévues,

En ROUGE  les alertes marquées comme dépassées.

 

Un bouton "Imprimer" et un autre "Lettres Types", permettent de lancer l’impression de la liste et la gestion des lettres types.

 

Si l’alerte en question est de type kilométrique, le bouton "Ajouter des véhicules" devient actif.

L’action sur ce bouton ouvre une fenêtre "Recherche dans la liste véhicule",

Ce module, va vous permettre de choisir une liste de véhicules auxquels vous souhaitez appliquer cette alerte.

La sélection se fait en filtrant en fonction :

o Des critères du véhicule comme, marque, modèle carrosserie, genre, énergie et type de boite,

o Des intervalles de dates comme mise en circulation, dernière facture et contrôle technique,

o De l’intervalle kilométrique, exemple, tous les véhicules dont le dernier kilométrage connu est compris entre les deux valeurs de l’intervalle,

o Un filtre, qui utilise les filtres déjà enregistrés pour la liste des véhicules, toutefois, vous pouvez en créer d’autre en cliquant sur le bouton marqué d’un "+".

Une fois le choix achevé, cliquez sur le bouton "Lancer la recherche" pour effectuer votre requête.

Une fois la liste affichée, vous devez choisir les véhicules en cochant la case de la colonne "Choisir".

Vous avez la possibilité d’effectuer cette opération d’un seul coup en cliquant sur la case à cocher "Tout cocher".

Pour appliquer cette liste à l’alerte technique vous devez  cliquer sur le bouton exporter la sélection.