Lettres type

Les lettres type sont à la fois utilisées dans les listes et dans les alertes techniques. Elles sont différenciées en fonction du tiers utilisé (véhicule, client, assurance...). Cela permet donc à l’utilisateur de n’avoir à l’écran que les lettres type concernées par la liste ouverte ou l’alerte technique et non la liste complète.

 

Liste des préfixes pour les lettres type

Afin de différencier chaque lettre type et pour qu’elles apparaissent dans la liste ou l’alerte technique appropriée, des préfixes ont été créés (voir liste ci-après) :

Dans les listes :

• Véhicule  : $$LV_

• Client  : $$LC_

• Assurance : $$LA_

• Intervenant : $$LI_

• Expert : $$LE_

• Société d’entretien : $$LR_

• Fournisseur : $$LF_

Dans les alertes techniques :

• Alertes techniques génériques : $$LT_

• Alertes techniques Véhicule : $$AV_

• Alertes techniques Client  : $$AC_

• Alertes techniques Fournisseur : $$AF_

• Alertes techniques Banque  : $$AB_

• Alertes techniques Assurance  : $$AS_

• Alertes techniques Intervenant  : $$AI_

• Alertes techniques Expert : $$AE_

• Alertes techniques Dépanneuse : $$AD_

• Alertes techniques Compagnon  : $$AO_

• Alertes techniques Société d’Entretien  : $$AR_

Accès aux lettres type

Pour pouvoir accéder aux lettres type, il faut, dans un premier temps, se positionner sur une liste qui le propose.

Les listes disponibles sont :

• Liste des véhicules

• Liste des clients

• Liste des assurances

• Liste des intermédiaires

• Liste des experts

• Liste des sociétés d’entretien

• Liste des fournisseurs

Concernant les alertes techniques, elles sont accessibles :

• A partir du menu "Données", "Alertes techniques", onglet "Liste des tiers" d’une fiche pour les alertes techniques génériques.

• A partir du menu "Traitements", "Alertes techniques" pour toutes les autres alertes techniques.

Fenêtre de la lettre type

L’utilisateur se positionne sur une des listes (par exemple la liste des véhicules). Il clique ensuite sur le menu "Impressions", "Lettres type" ou par le clic droit et "Lettres type".

 

Par défaut, des modèles à titre d’exemple ont été créés. Il est possible de les modifier (bouton Modifier), d’en créer de nouveaux (bouton Créer) et d’en supprimer (bouton Supprimer).

Si l’utilisateur souhaite, par exemple, créer une nouvelle lettre type à partir de la liste des véhicules, il doit cliquer sur le bouton Nouveau puis indiquer un nom (par exemple "Test"). De ce fait, le modèle suivant sera créé :

• $$LV_Test.rtf

Pour obtenir le rendu à l’écran de la lettre type sélectionnée, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Editer. Pour l’imprimer, il doit cliquer sur le bouton Imprimer.

 

ATTENTION

L’édition tient compte de la liste présente à l’écran. Charge à l’utilisateur d’effectuer au préalable des filtres dans la liste.

 

Le bouton Importer RTF permet d’importer les anciens modèles de lettres type que l’utilisateur a créés dans une ancienne version. En effet, dans les versions antérieures à la 13.0, les modèles n’avaient pas de préfixe. Cet import va donc créé un préfixe en fonction de la liste ouverte. Il est donc très important de bien choisir la liste souhaitée avant d’effectuer l’import.

 

Le bouton Nouveau permet de créer différents classeurs afin de gérer vos lettres type comme vous le souhaitez. Il faut, dans un premier temps créer le classeur puis se positionner de dessus afin de créer des lettres type qui lui seront affectées.

 

Création d'une lettre type

Lors de la création ou modification d’une lettre type, une fenêtre apparaît permettant l’ajout de variables dans le modèle.

Dans la fenêtre, on peut voir les différentes tables disponibles ainsi que leur contenu. Pour ajouter une variable dans le document, il faut faire glisser la variable dans le document.

 

Important

Dans les lettres type des alertes techniques, il faut sélectionner les éléments contenus dans la table "Alertes techniques" pour que les données soient correctement reprises.