Facturation
Création de la facture de réparation
Comme vu précédemment, l’intégration d’un Avis de Sinistre génère la création d’OR dans le DMS. Comme tout OR créé dans le DMS, ce document peut-être transféré en facture par la commande Transfert de la barre des tâches courantes.
Spécificités de la facture DARVA
La saisie de la facture de réparation DARVA s’effectue de la même façon que pour une facture de Collision.
Cependant certaines différences importantes sont à soulever pour la bonne réalisation de ce document :
Entête
Accès fiche assurance / Intermédiaire
Depuis l’onglet Assurance, il est maintenant possible d’accéder directement aux fiches Assurance et Intermédiaire en cliquant sur les liens bleus. Pour pouvoir, par exemple, rajouter rapidement des informations manquantes pour le transfert vers DARVA
Information sur l’expertise
Dans l’onglet Expert vous devez renseigner le champ Etabli le.
De plus, un nouveau bouton est disponible: Information sur l’Expertise.
Depuis cette nouvelle interface le réparateur peut renseigner diverses informations relatives à au passade de l’expert. C’est l’expert qui fourni ces informations.
Corps
Assignation MO/Pièces
Toutes les lignes facturées dans le corps doivent avoir un numéro d’ordre afin de pouvoir effectuer le transfert vers DARVA. Pour ce faire, toute MO saisie dans le document doit être obligatoirement rattachée à une référence Pièce. Ce qui fait que le numéro d’ordre de la MO est le même que celui de la pièce.
Notamment dans le cas de la facturation de MO peinture. En effet cette assignation permet aussi de renseigner, dans le fichier que l’on génère, le que la pièce en question peut être peinte.
Important
Dans le cas d’un document ne comportant que de la main d’œuvre, il est nécessaire de renseigner une ligne pièce avec un prix à zéro, pour y rattacher les MO.
Petites fournitures
Toutes les petites fournitures facturées doivent apparaître dans le corps de la facture sur une ligne appropriée. Il est donc nécessaire de créer un article Petite Fourniture, d’insérer cette ligne dans le corps du document et d’y saisir le montant des petites fournitures.
Important
On peut créer des pièces petite fourniture de natures différentes (lampes, liquide de frein ..) en sélectionnant le type dans la liste déroulante sous la case à cocher.
Il est nécessaire de cocher la case Petite Fourniture dans l’onglet Tarification de la fiche pièce.
Transfert vers DARVA
Pour préparer une facture à un envoi vers DARVA, et donc la trouver disponible dans l’interface de communication DARVA, il faut la transférer vers cette interface.
Pour ce faire, une nouvelle entrée Transfert vers DARVA et présente dans le menu contextuel, via un clic droit de souris dans le corps du document.
Pied
Logo DARVA
Un logo DARVA est visible dans le pied du document, cela permet de vérifier que tel document est bien une facture de réparation DARVA.
Récapitulatif des montants
Le tableau récapitulatif des montants et remises est maintenant déclinable par choc.
De plus, de nouveaux renseignements apparaissent dans ce tableau, comme les SGC (Sous Garantie Contractuelle).
Bouton DARVA
Un bouton DARVA est disponible dans le pied d’une facture DARVA.
Dans cette interface sont stockées les informations du dossier (Avis de sinistre, suivi de dossier, commentaires, commentaires à émettre, avis de paiement…).
On peut accéder aux différents documents en double-cliquant dessus.
Remarques sur la facturation
Important
Ce chapitre liste les points importants de la conception de la facture, afin de pouvoir transférer correctement la facture vers DARVA.
Ingrédient par défaut
Il est nécessaire de définir un ingrédient par défaut dans les préférences, onglet Facturation, du dossier du réparateur.
Prise en charge et Franchise
Les informations de Prise en charge et Franchise disponibles depuis l’onglet Assurance de la facture ne sont pas modifiables, directement issus de l’Avis de Sinistre (le nombre et la nature des chocs peuvent quant à eux être modifiés, et la zone d’informations Remise est maintenant affichée par choc sélectionné).
Néanmoins, ces informations doivent être contrôlées et rattachées à toutes vos lignes de factures, via les Options des lignes de factures.
Chocs
Par défaut, toutes les lignes du document sont rattachées au choc 1.
Dans le cas d’une facturation multi-choc, après avoir défini les différents chocs il est impératif d’assigner les lignes au bon choc. Pour ce faire, renseigner le nombre du choc (2,3…) dans la zone Choc en ligne de chacun des articles non facturés pour le choc 1.
Important
Dans le cas d’une facturation multi-choc, même si le nombre de chocs est défini dans l’avis de sinistre, et donc dans les compléments de franchise de la facture, il est nécessaire de rentrer dans la fenêtre des compléments de franchise et de renseigner les informations des divers chocs (intensité, angles de choc…)
Options, Vétusté…
Par défaut, toutes les lignes du document sont assignées à la première prise en charge définie dans les Compléments de, cette prise en charge, peu importe son nom et sa nature est définie en tant que Prise en charge par défaut. Pour :
- rattacher les lignes à une autre prise en charge définie dans les compléments de Franchises,
- définir le taux de vétusté (si autorisé dans les compléments),
- définir la SGC (Sous Garantie Contractuelle) via l’entrée Option du menu contextuel des lignes du corps (clic droit de souris sur la flèche devant la ligne),
On fait apparaitre la fenêtre des options de la ligne courante via l’entrée Option du menu contextuel des lignes du corps (clic droit de souris sur la flèche devant la ligne),
C’est dans cette interface que l’on doit ces informations nécessaires au transfert vers DARVA.
Important
Il est essentiel de bien vérifier que les informations de la partie facturation sont correctement renseignées (SGC, prises en charges …) avant d’effectuer le transfert du document vers DARVA, au risque de rejet de la facture.
Envoi de la facture
Transfert vers l’interface de communication DARVA
Pour préparer une facture à un envoi vers DARVA, et donc la transférer dans l’interface de communication DARVA, il faut sélectionner l’entrée Transfert vers DARVA du menu contextuel dans le corps du document.
Contrôles de cohérence
Lors de la procédure de transfert, un contrôle des informations de la facture est effectué. La facture n’apparaît pas dans la fenêtre de communication DARVA, tant que toutes les informations nécessaires au traitement de ses données par DARVA ne sont pas renseignées et cohérentes.
A l’apparition de ce message, il est alors nécessaire d’aller modifier tous les champs listés dans le rapport. Ce rapport se générera autant de fois que vous laissez des données non correctement renseignées, en rafraichissant la liste des champs restant.
Une fois les informations corrigées, une dernière étape vous est proposée avant la validation :
Le contrôle des dates du véhicule.
Une fois les dates validées et conformes, un dernier message vous informe que le document est prêt à être envoyé vers DARVA.
Important
Il est possible d’effectuer de nouveau le transfert d’une facture déjà préparée pour DARVA.
Envoi vers DARVA
Les factures prêtes à être envoyées sont alors présentes dans la liste des documents, filtrée sur facture, de l’interface de communication de la liaison DARVA.
Important
- Une facture qui vient d’être préparée apparaît avec l’état non Traité.
- Une facture qui a déjà été envoyée chez DARVA et que l’on a de nouveau transféré apparaît avec l’état Traité.
Une fois les documents à envoyer cochés, il faut cliquer sur le bouton Emission).
Important
Rappel : EDITEL n’a aucun lien direct avec le DMS ou les bases de dossier de l’utilisateur. La communication entre EDITEL et le DMS est réalisée par échanges de fichiers. Il est donc nécessaire d’effectuer une demande d’envoi/réception de documents depuis l’interface d’Editel, via le bouton prévu à cet effet avant d’effectuer la réception depuis le DMS.
Gestion des Bris de glace
Cliquez ici pour obtenir l'aide nécessaire à la facturation des Bris de glace.