Bris de glace
Il n’y a que la préparation de la facture qui change entre une facture de carrosserie à envoyer à DARVA et une facture bris de glace. On peut faire une facture bris de glace de deux façons différentes :
- C’est l’assurance qui est à l’initiative et dans ce cas l’agent recevra un avis de sinistre qui créera un OR à l’intégration de celui-ci,
- C’est l’agent qui est à l’initiative et dans ce cas il créera lui-même le document de vente (OR ou facture) qu’il enverra par la suite à DARVA,
- Possibilité de créer directement une facture Bris de glace sans devoir changer l’atelier de facturation en passant par le menu « Ventes\Création ».
Spécificité de la facturation Bris de Glace
Entête
Onglet Général
L’atelier de la facture doit obligatoirement avoir un « Type facturation » « Bris de Glace »
Accès fiche assurance / Intermédiaire
Dans l’onglet Assurance, il est obligatoire de renseigner l’assurance, le numéro de sinistre et la date du sinistre. Par défaut nous mettons en numéro de sinistre le numéro de police du véhicule. Cependant le champ est toujours accessible pour pouvoir être modifié car certaines assurances attendent un formatage particulier.
Complément Franchise
Si le document de vente est à l’initiative de l’agent alors vous devrez remplir les compléments de franchise en cliquant sur le bouton « Complément » qui se trouve dans l’onglet « Assurance ». Dans cette fenêtre vous devez cocher « Franchise Bris de Glace », renseigner les différentes prises en charge ainsi que les informations sur cette prise en charge (PCS, Franchise …). Pour ajouter une prise en charge il faut sélectionner le rectangle gris sous Bris de glace et faire un clic droit dessus pour afficher le menu contextuel.
Onglet Expert
C’est dans cet onglet qu’il faut renseigner l’expert et les informations sur l’expertise. La zone numéro de mission n’est pas accessible est correspond à la date du sinistre. Le bouton « Information sur l’expertise » est accessible uniquement après avoir fait un premier transfert via « Transfert vers DARVA » du menu contextuel.
Corps du document
Pour le corps du document il y a deux informations importantes à savoir sur les factures Bris de glace.
- La première est au niveau de la Main d’œuvre. Dans une facture Bris de glace, on ne peut mettre que des mains d’œuvre de type Mécanique T1, Mécanique T2, Tôlerie T1 et Tôlerie T2. Si vous saisissez une autre main d’œuvre alors vous ne pourrez pas valider la ligne et le logiciel mettra par défaut de la Tôlerie T1.
- La deuxième est au niveau du code Arcauto. Dans une facture bris de glace, toutes les lignes (Sauf les SGC, Petites fournitures et Main d’œuvre) doivent avoir un code Arcauto spécifique bris de glace. Pour assigner un code Arcauto à un article il faut cliquer dans la colonne Arcauto (On peut rajouter cette colonne en allant dans les propriétés de la grille) pour accéder à la liste, choisir Bris de glace dans le dernier menu déroulant et faire un double sur le code Arcauto correspondant à votre article.
Un code Arcauto Bris de Glace commence obligatoirement par le chiffre 2. Si vous ne renseignez pas un code Arcauto Bris de Glace, il ne sera pas possible de transférer le document à DARVA.
- Lorsque vous assignez en facturation un code Arcauto à un article, celui-ci est enregistré dans la fiche de l’article et vous n’aurez plus besoin de choisir de code pour cet article sur les prochaines factures. Vous pouvez aussi assigner les codes Arcauto directement dans les fiches articles.
- Si la liste des codes Arcauto est vide, alors il faut l’importer en passant par le menu « Outils\Import de données\Import tables DARVA ».
Important
Le code Arcauto doit bien correspondre à la pièce sélectionnée. Cela permet aux assurances de connaître la pièce changer et si le code Arcauto ne correspond pas à la pièce, les assurances risquent de ne pas rembourser.
Transfert vers DARVA
Pour préparer une facture à un envoi vers DARVA, et donc la transférer dans l’interface de communication DARVA, il faut sélectionner l’entrée Transfert vers DARVA du menu contextuel dans le corps du document.
Lors de la procédure de transfert, un contrôle des informations de la facture est effectué comme pour les factures de carrosserie. La facture ne pourra pas être transférée, tant que toutes les informations nécessaires au traitement de ses données par DARVA ne sont pas renseignées et cohérentes. Une fois toutes les informations correctement renseignées la fenêtre suivante apparaîtra. Dans cette fenêtre, il n’y a que les quatre dates en bas qui sont obligatoires. Cependant les autres champs peuvent être demandés par l’assurance.
Envoi vers DARVA
L’envoi vers DARVA s’effectue de la même façon qu’une facture de carrosserie.
ATTENTION
Certaines assurances ont des codes assureurs et N° d'agrément spécifiques pour le bris de glace et différents de ceux pour la collision. Ces codes sont à renseigner dans la fiche assurance (voir paragraphe Paramétrage du lien) et s'obtiennent auprès des assurances. Si vous ne renseignez pas ces codes vos factures seront rejetées par les assurances.