Gestion des alertes
Génération du message d'alerte
Les messages renseignés dans les fiches des alertes techniques se génèrent lors de l'appel des véhicules.
Reprenons l'exemple ci-dessus (cas 1 « Alerte kilométrique » du paragraphe « Interface »):
Une alerte de type kilométrique pour un contrôle à effectuer tous les 10.000 kilomètres, dont le dernier contrôle a été effectué lorsque le compteur du véhicule indiquait 83254 Km. Le prochain contrôle devra donc être effectué à 93254 Km.
Dans la fiche Alerte (via le menu Données / Véhicule / Alertes Techniques) nous avons défini :
- Le message « Contrôle à effectuer ».
- Une fourchette de 500 kilomètres pour la génération du message :
Cas 1: Appel du véhicule avant la fourchette de génération définie dans la fiche alerte.
Lors de l'appel du véhicule (ouverture de la fiche depuis la liste, intégration du véhicule en facturation) avant la fourchette de génération définie dans la fiche alerte (soit avant 92754 Km pour notre exemple), aucun message n'est généré.
Cas 2: Appel du véhicule dans la fourchette de génération définie dans la fiche alerte.
Lors de l'appel du véhicule (ouverture de la fiche depuis la liste, intégration du véhicule en facturation) dans la fourchette de génération définie dans la fiche alerte (soit de 92754 à 93254 Km pour notre exemple), le message est alors généré.
Cas 3: Appel du véhicule après la fourchette de génération définie dans la fiche alerte.
Lors de l'appel du véhicule (ouverture de la fiche depuis la liste, intégration du véhicule en facturation) après la fourchette de génération définie dans la fiche alerte (soit dés 93255 Km pour notre exemple), le message est généré ou non, selon les 2 cas suivants:
- Si le contrôle a été effectué à la date définie, alors le message ne se génère pas.
- Si le contrôle n'a pas encore été effectué, alors le message se génère.
Effectuer le contrôle suite à l'alerte
Lorsque le véhicule est alerté et que vous effectuez donc les contrôles/tâches nécessaires sur le véhicule, vous devez renseigner dans le logiciel que le contrôle a été effectué pour que:
- Le message ne se génère plus.
- Le kilométrage (ou la date selon le type de l'alerte) du prochain contrôle soit calculée.
Pour cela, ouvrir la fiche du véhicule puis cliquer sur le bouton Alertes Techniques de l'onglet Mémos/Autres.
Une fois dans la fenêtre des alertes techniques, sélectionner la ligne de l'alerte en question, et cliquer sur le bouton « opération effectuée aujourd'hui ».
Une fois l'opération effectué la date du jour et le kilométrage de la fiche du véhicule sont mis à jour dans les zones « Date dernier contrôle » et « Km dernier contrôle ».
Le champ « Date prochain contrôle » ou le champ « Km prochain contrôle » est alors aussi automatiquement mis à jour, en fonction des options de la nature de la fiche de l'alerte (voir le paragraphe « Interface »).
Remarque
Il n'est pas nécessaire que le véhicule soit alerté pour effectuer ces manipulations.
Tout contrôle issu d'une alerte technique personnalisée peut être effectué avant, pendant et après la fourchette d'alerte définie.
Connaître les véhicules gérés par une alerte
En cliquant sur l'onglet « Liste de véhicule » d'une fiche d'une Alerte technique, on accède à la liste totale des véhicules gérés par cette alerte. Les véhicules actuellement alertés sont listés en rouge.
De plus, il est possible d'effectuer des mailings clients, via l'option Lettres Types.