Clients

 

Le logiciel propose une gestion des clients approfondie qui permet d'obtenir la liste des véhicules appartenant au client et un historique des documents, de suivre les échéances et les règlements clients et d'effectuer des relances clients.

 

A partir de la liste des clients (menu Données), utilisez la touche Inser pour créer la fiche d'un nouveau client ou la touche Entrée pour modifier la fiche du client courant.

Les zones Code et Nom doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. La case avec TVA doit être cochée si le client est soumis à TVA.

 

Pour accéder à une fiche client , à partir de la liste des clients (menu Données/Clients) :

- utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouveau client,

- appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche du client courant.

 

Important

Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu'EBP) et que vous souhaitez récupérer les clients déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancez la procédure d'import dans EBP Automobile (voir la partie Import Personnalisé).

 

Onglet Adresse

Adresse

Vous avez la possibilité de saisir 4 adresses:

- 2 adresses de facturation, dont une principale qui sera automatiquement proposée lors de la réalisation d'un document sur ce client.

- 2 adresses de livraison qui pourront être insérées dans un modèle d'impression.

 

Contact

Saisissez ici le nom, le numéro de téléphone et de portable du contact.

 

Contact Avancé

Saisissez ici le numéro de fax, l'adresse mail et URL du contact.

 

Onglet Conditions de facturation

Zone informations diverses

Famille Client

Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le client pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille.

 

Commercial

Indiquez le compagnon auquel est rattaché le client.

 

Secteur

Indiquez le Secteur auquel est rattaché le client.

 

N°TVA

Saisissez ici le numéro de TVA intracommunautaire du client.

 

Zone remises

Si le client à une remise particulière, celle-ci sera prise automatiquement à la facturation.

Ces remises seront calculées dans le pied du document, c'est à dire que si vous saisissez 10 dans pièce, le logiciel appliquera 10% de remise sur le montant total des pièces.

 

Zone Options

Mode de Règlement

Le mode de règlement indiqué sera automatiquement proposé en saisie d'un règlement en pied de document. Si le mode de règlement est de type Lettre de change ou Prélèvements, vous pourrez générer un fichier bancaire à l'attention de votre banque.

 

Relevé de Factures

Laissez cette case cochée pour pouvoir imprimer un état comprenant les factures du client pour une période précise.

 

Nombre de Factures

Saisissez ici le nombre d'exemplaires souhaité à l'impression.

 

Tarif

Saisissez ici le tarif qui sera utilisé en facturation pour ce client. Il est possible par la suite de modifier le tarif dans le document de vente.

 

Onglet Comptabilité

C'est dans cet onglet que vous pourrez renseigner le compte comptable du client ainsi que la date d'ouverture du compte, le plafond du compte*. Vous pourrez aussi empêcher la facturation de ce client en cochant la case "Compte bloqué".

 

* Le plafond du compte : Vous avez saisi un plafond dans la fiche du client. Lorsque vous effectuez un document de vente, vous obtenez un message d'avertissement indiquant que le compte du client possède un plafond. 2 cas sont possibles :

- Le montant TTC du document ne dépasse pas le plafond : l'enregistrement du document s'effectue normalement.

- Le montant TTC du document dépasse le plafond : Lors de l'enregistrement du document, vous obtenez un message indiquant que le plafond du client est dépassé. Si vous cliquez sur le bouton "OK", le document s'enregistre. Si vous cliquez sur "Annuler", le document ne s'enregistre pas.

 

Cette zone permet de connaître l'encours client et assurance, les montants réglés par le client et l'assurance. Vous pouvez modifier l'encours client en faisant un double-clic dans la zone. Pour pouvoir faire cette modification il vous faudra obtenir auprès d'EBP le code du jour permettant cette modification. De plus il est conseillé de ne pas faire de factures et/ou règlements durant le jour de la modification de cet encours. Vous pouvez également saisir le seuil encours*.

 

* Le seuil encours :  Vous avez saisi un seuil encours et le montant de l'encours est supérieur au seuil indiqué dans la fiche. Lorsque vous effectuez un document de vente, lors de l'enregistrement de celui-ci, vous obtenez un message indiquant que le seuil est dépassé. Si vous cliquez sur "OK", le document est enregistré normalement. Si vous cliquez sur "Annuler", le document n'est pas enregistré.

 

Remarque :

L'encours de la fiche client ne dépasse pas le seuil encours. Vous créez un document dont le montant TTC provoque le dépassement du seuil. Vous n'aurez pas de message de confirmation lors de l'enregistrement. Celui-ci sera présent dans le prochain document généré pour le client.

 

Elle permet aussi de connaître le numéro de la dernière facture, la date à laquelle elle a été établie et son montant.

 

Onglet Infos Banque

Cet onglet permet de renseigner toutes les informations de la banque de votre client, notamment les coordonnées de la banque mais également le numéro de compte international et le RIB.

 

Onglet Véhicules

Cet onglet affiche la liste des véhicules appartenant au client. Si vous faîtes un double clic sur l'une des lignes, vous ouvrez la fiche du véhicule correspondant.

 

Onglet Historique

Cet onglet affiche la liste des documents facturés à ce client et qui ne sont pas archivés. Si vous cochez la case archive, il n'y aura dans la liste que les documents archivés. Si vous faîtes un double clic sur l'une des lignes, vous ouvrez le document correspondant.

 

Onglet Statistiques

Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d'un document (Facture, Ordre de réparation, Devis) concernant ce client. Il est aussi possible d'avoir les statistiques des documents archivés.

 

Onglet Evolution du CA

Cet onglet permet d'obtenir le chiffre d'affaire mensuel réalisé sur ce client pour une année sous forme de tableau ou de graphique.

 

Onglet Remises

Cet onglet permet de visualiser le pourcentage de remise qui sera appliqué aux articles lors de la facturation par rapport au code remise renseigné dans la fiche article.

 

Onglet Commentaire

Cet onglet permet de saisir un commentaire.

 

Onglet Alertes Techniques

Cet onglet permet de saisir des alertes techniques.

 

Onglet Prêt

Dans cet onglet vous pouvez renseigner les informations sur l'état civil et le permis de conduire du client. Ces informations sont utiles pour le module de prêt. Ces informations sont mises à jour lorsque des modifications y sont apportées dans l'assistant de réservation du module de prêt.

 

Onglet Crédit

Dans cet onglet vous pouvez, par véhicule associé au client, renseigner les informations sur le crédit. Le bouton Appel calcul emprunt vous permet de lancer la fenêtre "Emprunt et Amortissement" pour faire une simulation de crédit à votre client. Ces informations peuvent être importer dans la fiche lorsque vous fermer la fenêtre "Emprunt et Amortissement". La date de fin se calcule automatique en fonction de la durée du crédit et de la date de début sélectionnée.

 

Attention

Si vous modifier la date de fin de crédit manuellement, le calcule automatique entre la date de début et la durée du crédit ne s'effectuera plus. Il faut modifier la date de début pour que le calcule se fasse de nouveau.

 

Exemple

Un nouveau modèle de véhicule est disponible dans votre agence. Ayant remplis les informations de crédit dans la fiche client, vous allez pouvoir réaliser un filtre dans votre liste de véhicule afin de ne visualiser que les véhicules ayant l'ancien modèle dont la date de fin de crédit est dépassée. A partir de cette liste filtrée vous allez pouvoir générer des lettres type à envoyer aux clients leur proposant de venir voir votre nouveau modèle de véhicule et par la même occasion lui proposer un nouveau financement.