Récapitulatif de facture
Introduction
Nous allons vous expliquer comment créer et gérer un récapitulatif de facture.
Qu’est-ce que le récapitulatif de facture ?
Le récapitulatif de facture est l’impression d’un regroupement de facture et/ou d’avoir (uniquement pour les factures et/ou avoirs de mécanique, carrosserie, dépannage et remorquage), pour un même client. Le récapitulatif se crée en trois étapes, à l’aide d’un assistant.
Attention
Ce récapitulatif n’est en aucun cas un document de vente. Il ne peut donc pas être transféré en comptabilité, réglé et il ne mouvemente pas les stocks. Ces actions sont toujours effectuées ou à faire, à partir du document de vente d’origine.
L’assistant de récapitulatif de facture
Lancement de l’assistant
Pour lancer l’assistant de récapitulatif de facture, passer par le menu « Outils\Récapitulatif de facture\Assistant de génération de facture ». Une fois l’assistant ouvert, cliquer sur le bouton « Suivant » pour passer à la première étape.
Première étape de l’assistant
Dans la première zone de la fenêtre « Description du récapitulatif », vous devez obligatoirement renseigner une description à votre récapitulatif en mettant :
- Un libellé (ce libellé pourra être modifié ultérieurement).
- La raison sociale du client pour lequel vous faîtes ce récapitulatif.
Tant que ces deux champs ne sont pas renseignés, vous ne pourrez pas passer à l’étape suivante.
Dans la seconde zone de la fenêtre « Filtre », vous devez :
- Renseigner la période dans laquelle se trouve les factures et/ou avoirs que vous souhaitez regrouper.
- Ne faire apparaître, dans le récapitulatif, que les factures et/ou avoirs réglées, les factures et/ou avoirs non réglées ou toutes les factures et/ou avoirs, à l’aide de la case à cocher à trois états « Facture totalement réglée ». (En cliquant une fois vous n’aurez dans le récapitulatif que les factures et/ou avoirs réglées du client choisit. En cliquant deux fois que les factures et/ou avoirs réglées. Si vous ne cochez rien, vous aurez les factures et/ou avoirs réglées et non réglées).
- Renseigner la marque et le modèle du véhicule (facultatif).
Dans cette première étape, vous pouvez aussi demander à imprimer le récapitulatif, à la fin de l’assistant, en cochant la case « Impression après la création du récapitulatif ».
Deuxième étape de l’assistant
C’est dans cette seconde étape que vous allez sélectionner les véhicules pour lesquels vous souhaitez faire le récapitulatif.
Par défaut, nous mettons dans la liste des véhicules choisis tous les véhicules correspondants au filtre (marque et modèle) de la première étape du client choisit. Si vous souhaitez retirer un véhicule de la liste vous pouvez le faire en faisant :
- Un double clic sur la ligne du véhicule.
- En sélectionnant le véhicule et en cliquant sur la flèche qui va de droite à gauche.
Pour passer un véhicule de la liste de gauche à droite, c’est le même principe, soit par le double clic, soit à l’aide de la flèche.
- Le bouton « Tout désélectionner » retire tous les véhicules de la liste des véhicules choisis dans la liste des véhicules du client.
- Le bouton « Tout sélectionner » verse tous les véhicules de la liste des véhicules du client dans la liste des véhicules choisis.
Attention
Si vous modifiez la liste des véhicules choisis et que vous cliquez sur le bouton « Précédent », vous perdez vos modifications lorsque vous revenez dans la seconde étape.
Troisième étape de l’assistant
Cette dernière étape consiste à sélectionner les factures que l’on souhaite mettre dans le récapitulatif.
Par défaut, nous affichons toutes les factures et/ou avoirs imprimées correspondantes aux critères précédemment choisis (uniquement pour les factures et/ou avoirs de mécanique, carrosserie, dépannage et remorquage). Cette fenêtre fonctionne sur le même principe que la précédente. Pour retirer ou ajouter une facture et/ou avoirs des listes, vous pouvez utiliser le double clic de souris ou les flèches.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Terminer » et si vous avez coché la case « Impression après la création du récapitulatif », dans la première étape, le logiciel ouvre la fenêtre d’impression, permettant de choisir le modèle d’impression. Si la case « Impression après la création du récapitulatif » n’a pas été cochée, alors l’assistant se ferme.
Vue d’ensemble
Pour accéder à la vue d’ensemble, aller dans le menu « Outils\Récapitulatif de facture\Vue d’ensemble ». C’est à partir de cette fenêtre que vous pouvez rechercher par numéro, client ou dates, les récapitulatifs créés, pour pouvoir les visualiser, imprimer ou supprimer.
Pour visualiser le contenu d’un récapitulatif, il faut double cliquer sur la ligne de ce même récapitulatif. Une fois ouvert, vous pouvez l’imprimer ou modifier le libellé ou même visualiser un des documents le composant en double cliquant sur la ligne.
Pour supprimer un récapitulatif, il faut sélectionner la ligne de ce récapitulatif et cliquer sur la touche « Suppr », du clavier, ou utiliser « Supprimer », de la barre des tâches courantes.
Pour imprimer un récapitulatif, sélectionner la ligne de ce récapitulatif et cliquer sur « Impression », de la barre des tâches courantes. Ensuite, dans la fenêtre d’impression, vous devez choisir le modèle d’impression que vous souhaitez utiliser. Par défaut, nous vous proposons deux modèles d’impression :
- Le modèle « Récapitulatif de facture simple »,
- Le modèle « Récapitulatif de facture détaillé » qui prend en plus du modèle simple le corps de chaque factures et/ou avoirs contenues dans le récapitulatif.
Particularité
Attention
Un document, qui fait parti d’un récapitulatif, ne peut pas être ni supprimé, ni modifié. Si vous souhaitez modifier ou supprimer un document, qui fait partie d’un récapitulatif, vous devez auparavant le supprimer.