Saisie des règlements
Consultation des règlements
On accède à la consultation des règlements par le menu Traitements / Saisie des Règlements
Cette fenêtre affiche les règlements passés, une ligne représentant un paiement.
Filtres
On peut filtrer ces règlements grâce à différents critères :
- Le type de tiers (client, assurance...)
- Le mode de règlement (chèque, CB...)
- La banque
- La date du règlement
- Le numéro de facture sur laquelle a été fait le règlement
- Si c'est un règlement remis en banque ou pas.
Par sélection des paiements, vous pouvez décider de les supprimer et donc d'annuler le règlement passé antérieurement, à la condition que ces derniers ne soient pas déjà remis en banque (Si la remise en banque n'a pas été transférée en comptabilité, vous pouvez la supprimer pour ensuite pouvoir supprimer les règlements associés).
Détail du paiement
Ce bouton permet, pour un paiement donné, de visualiser les différents pointages effectués. Autrement dit, on peut savoir quelles factures ont été réglées pour chaque paiement.
Saisie règlement
Ce bouton permet de rentrer dans l'assistant de saisie des règlements.
Assistant de saisie des règlements
L'assistant de règlement comporte 3 étapes :
- Sélection du tiers et du montant à pointer
- Affectation du montant pointé aux factures souhaitées
- Validation du règlement.
Sélection du tiers et du montant à pointer
Dans cette première étape de l'interface, vous devez sélectionner un tiers et un montant à pointer (facultatif).
Important
Les champs en jaune sont obligatoires avant de passer à l'étape 2.
Le tiers
L'utilisateur doit d'abord indiquer sur quel type de tiers le règlement s'effectue :
- Client
- Intermédiaire
- Assurance
- Fournisseur
Remarque
Le champ Gérer permet de filtrer la sélection du tiers :
- Tiers ayant des règlements en attente : on filtre sur les tiers ayant un encours positif donc des règlements en attente.
- Tous les tiers.
Il suffit ensuite de renseigner le champ Code Tiers.
Le montant à pointer
Il suffit de renseigner le champ Mode de règlement (prend par défaut celui du tiers précédemment sélectionné).
Important
Si vous ne renseignez pas le champs Montant à pointer, vous ne pourrez lors de l'étape 2 qu'associé des avoirs à des factures.
Remarque
- Les autres champs sont facultatifs.
- Le champ Commission n'est disponible que pour un tiers de type Assurance ou Intermédiaire.
- Le champ Reste à payer vous renseigne sur le montant que le tiers doit encore régler.
Une fois tous les champs renseignés, cliquez sur le bouton Suivant.
Affectation des factures
Cette étape consiste à choisir les factures qui feront partie du règlement.
Tout d'abord dans l'entête de l'assistant des règlements est rappelé sur quel tiers est effectué le règlement et quel en est le montant à pointer.
Ensuite apparaissent 2 listes :
- La première (à gauche) représente toutes les factures et avoirs ayant encore un montant à régler différent de 0. Les avoirs sont en rouge et sont placés en tête de la liste.
- La deuxième liste (à droite) représente les affectations effectuées sur les factures et avoirs. Autrement dit, les factures et avoirs qui vont être soldés par le règlement courant.
- Une information en bas de l'écran rappelle le montant que le tiers doit encore payer.
- Une autre information indique le montant que le tiers peut encore pointer.
- Deux boutons également se distinguent Tout Pointer et Tout Dépointer.
- Le bouton Suivant reste grisé tant qu'aucun règlement n'est effectué.
Les boutons Tout Pointer et Tout Dépointer
Remarque
C'est l'option la plus facile pour régler vos factures.
Tout Pointer
Il suffit de cliquer sur ce bouton pour que l'assistant affecte aux factures le règlement. Il procédera dans l'ordre de haut en bas de la première liste.
Tout Dépointer
Ce bouton permet d'annuler toutes les manipulations faites sur cette page. Autrement dit, on revient à la situation du début.
Affectation manuelle des règlements
Cas sans avoir
Il suffit de sélectionner les factures à régler dans la première grille, soit en double cliquant dessus ou en les sélectionnant puis en cliquant sur le bouton >>. On peut effectuer cette opération tant que le champ Reste à pointer est différent de 0.
Remarque
On peut annuler l'opération d'affectation en double cliquant dans la deuxième grille sur la facture voulue ou en cliquant sur le bouton <<.
Les boutons >> et << permettent de faire passer les documents dans un sens ou dans l'autre.
Cas avec avoir
On peut comme dans le précédent cas affecter une facture mais l'annulation devient impossible à partir du moment qu'un avoir intervient dans le règlement. Vous pouvez tout de même tout annuler grâce au bouton Tout Dépointer.
Pour affecter un avoir à une facture, il suffit de double cliquer sur l'avoir (il bascule alors dans la deuxième grille) puis de double cliquer sur la facture sur laquelle on veut affecter l'avoir.
Validation du règlement
Après l'affectation des factures au paiement, on arrive sur la dernière étape qui est la validation du règlement. Une grille reprend la liste des factures prêtes à passer en règlement (les avoirs n'apparaissent pas).
Il vous suffit de cliquer sur le bouton Terminer.
Attention
Plusieurs messages peuvent cependant apparaître.
Message sur la commission
- Dans le cas d'un règlement Intermédiaire ou Assurance si l'utilisateur saisit un montant de commission, cette commission ne pourra être affectée que si le règlement s'effectue sur une facture.
- Dans le cas où cette condition n'est pas respectée alors un message d'avertissement apparaît et propose de continuer le règlement sans tenir compte de la commission ou d'annuler le règlement.
Message spécifique au client sur le rendu monnaie
Si vous avez pointé une somme plus grande que la totalité à payer. Dans le cas d'un règlement Client un message vous demande si vous avez rendu la monnaie.
Message d'OD
Si vous n'avez pas payé la somme exacte. Un message vous demande si vous voulez passer la différence en montant d'OD.
Message de validation
Une fois le règlement bien effectué, un message vous demande si vous voulez continuer la saisie des règlements. Si oui, vous retournez à l'étape 1 (sélection du tiers et du montant à pointer).