Agenda

 

L’agenda vous permet de planifier tous vos rendez-vous avec vos clients, experts, Assurances, Fournisseurs, Intervenant et Banques.

 

Pour ouvrir l’agenda, vous devez utiliser l’entrée "Agenda" du menu "Traitements"  ou paramétrer l’agenda pour qu’il se lance à l’ouverture du logiciel (Voir paragraphe Paramétrage des options générales de l'agenda). Au premier lancement, l’agenda s’ouvre par défaut en vue mensuelle sur le mois système en cours.

 

Import de l'ancien Agenda

Si vous utilisez l’ancien agenda alors vous avez la possibilité d’importer vos rendez-vous dans le nouvel agenda. Pour faire cet import vous devez dans un premier temps quitter l’agenda si celui-ci est ouvert et ensuite utiliser l’entrée "Import Ancien Agenda" du menu "Outils + Import de données".

 

Le menu Agenda

A partir du menu "Agenda" de la barre des tâches courantes ou de la barre d’outils, vous pouvez :

• Créer un nouvel événement (Uniquement à partir de la barre des tâches),

• Afficher en vue quotidienne,

• Afficher en vue hebdomadaire,

• Afficher en vue mensuelle,

• Afficher ou masquer le calendrier,

• Afficher ou masquer les tâches hebdomadaires,

• Afficher ou masquer les options générales,

• Afficher ou masquer les options des tiers (Uniquement à partir de la barre des tâches).

 

Paramétrage des options générales de l'agenda

Pour pouvoir paramétrer les options générales de l’agenda cliquez sur l’entrée "Afficher / Masquer les options générales" du menu "Agenda" de la barre des tâches courantes. Dans les options générales, vous allez pouvoir :

• Définir une échelle de temps pour la vue quotidienne et hebdomadaire,

• Indiquer pour la vue hebdomadaire :

o Les jours que vous souhaitez afficher pour la semaine de travail,

o Le premier jour de la semaine,

o L’heure de début et l’heure de fin. L’agenda se positionne sur l’heure de début à son ouverture.

• Pour la vue mensuelle vous pouvez :

o Choisir de compresser les week-ends pour afficher le Samedi et le Dimanche sur la même colonne,

o Choisir le nombre de semaines que vous souhaitez afficher.

• Afficher l’agenda d’Outlook en plus de celui d’Automobile,

• Afficher l’agenda au démarrage,

• Effacer les rendez-vous de plus de X jours

• Afficher l’agenda des autres utilisateurs (La gestion des utilisateurs doit être activée).

 

Paramétrage des options des tiers de l'agenda

Pour pouvoir paramétrer les options des tiers de l’agenda cliquez sur l’entrée "Afficher / Masquer les options des tiers" du menu "Agenda" de la barre des tâches courantes. Cette option vous permet de choisir des couleurs d’affichages différentes selon le type de tiers.

 

Création d'un rendez-vous

Pour créer un nouvel événement, vous devez sélectionner une plage horaire ou de date et utiliser l’entrée "Nouvel événement" de la barre des tâches courantes ou l’entrée "Ajouter un nouvel événement" du menu contextuel (Clic droit de la souris). Dans cet écran vous pouvez :

• Indiquer l’objet et l’emplacement du rendez-vous,

• Sélectionner le critère d’affichage ainsi que le label,

• Indiquer l’heure et la date de début et de fin du rendez-vous,

• Indiquer si le rendez-vous est privé ou s’il s’agit d’une réunion,

• Choisir l’utilisateur pour l’événement (La gestion des utilisateurs doit-être activée). Attention, en vue Quotidienne ou Hebdomadaire lors de la création d’un rendez-vous, vous sélectionnez une plage de date sur un utilisateur qui fait que cet utilisateur est repris automatiquement dans la fenêtre du rendez-vous. En vue mensuelle, vous ne sélectionnez qu’une plage horaire, il faut donc penser à choisir le bon utilisateur dans la fenêtre de création du rendez-vous,

• Paramétrer un rappel pour le rendez-vous, un commentaire ainsi que la périodicité de ce rendez-vous,

• Choisir le type du rendez-vous. Les types sont paramétrables en passant par l’entrée "Actions" de menu "Données + Agenda",

• Sélectionner le type de tiers et aller chercher le tiers à l’aide de la liste.