Relance Client
Description
Pour accéder à la fenêtre des relances, il faut cliquer sur l’entrée "Relances clients" du menu "Traitements".
Les relances clients permettent de rappeler à un client qu’il n’a pas payé une ou plusieurs échéances.
EBP Automobile propose trois niveaux de relances :
• 1 : Premier niveau, il s’agit d’un simple rappel,
• 2 : Niveau intermédiaire,
• 3 : Niveau le plus élevé.
Cette fenêtre se compose en deux zones :
• Un tableau avec trois onglets :
o "Recherche",
o "Génération",
o "Personnalisation",
• Une grille avec la liste des échéances non payées en fonction des critères de recherche.
Il est possible d’ouvrir la facture sélectionnée en double cliquant sur le carré gris en début de ligne de la grille.
Onglet recherche
Cet onglet permet d’affiner la liste des échéances non payées.
Pour faire cela, l’utilisateur peut filtrer la liste des échéances avec les critères suivants :
• Nom (ou partie du nom) du client,
• Période de recherche,
• Numéro de facture,
• Numéro de facture de garantie,
• Nombre de jour de dépassement (seules les échéances clientes en retard de paiement de cette valeur par rapport à la date du jour sont affichées),
• Encours client minimum (seules les échéances des clients ayant un encours supérieur ou égal à cette valeur sont affichées dans la grille de recherche),
• Niveau de relance
o 0 : échéance n’ayant jamais été relancée,
o 1 : échéance ayant été relancé au niveau 1,
o 2 : échéance ayant été relancé au niveau 2,
o 3 : échéance ayant été relancé au niveau 3,
o Tous : toutes les échéances.
Pour appliquer ces nouveaux critères de recherche, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton "Calcul". S’il souhaite initialiser ces critères avec les valeurs par défaut alors il doit cliquer sur le bouton "RAZ filtre".
L’utilisateur doit sélectionner les échéances qu’il souhaite relancer. Pour cela, il sélectionne les échéances à relancer en cochant la case de la colonne "relancé" en double cliquant sur la première colonne de la grille.
Il a le choix de sélectionner toutes les échéances (ou de toutes les désélectionner) en cliquant sur le bouton "Tout sélectionner" (ou "Tout désélectionner").
Onglet génération
Cet onglet permet la génération des relances. L’utilisateur peut éditer deux sortes de relances :
• Relance téléphonique
• Courrier de relance
Seules les échéances sélectionnées dans la grille servent à générer des relances.
Liste de relance téléphonique
La liste de relance téléphonique présente une liste de client à appeler par téléphone avec la liste de leurs échéances non payées.
La génération de cette liste n’a aucune influence sur le niveau de relance de l’échéance.
Courrier de relance
L’utilisateur a la possibilité de générer des courriers de relance avec au choix quatre règles de générations :
• Incrémentation automatique. Le niveau de relance est incrémenté jusqu’à 3 (limite haute du niveau de relance) à chaque génération,
• Tenir compte du niveau de relance renseigné dans la fiche client (onglet comptabilité)
• Indiquer un niveau de relance,
• Tenir compte du nombre de jour de dépassement (une valeur par niveau de relance).
L’option "Autoriser l’envoi des relances déjà envoyées (même niveau)" permet d’envoyer plusieurs fois une relance de même niveau pour une même échéance. Cette option est disponible pour les quatre types de générations.
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ATTENTION La génération d’un courrier de relance pour une échéance met systématiquement à jour le niveau et la date de relance avec les valeurs issues de cette génération (L’historique des niveaux de relance n’est pas sauvegardé). Exemple : * L’utilisateur sélectionne une échéance avec une relance de niveau 3 * Il génère un courrier avec l’option "indiquer un niveau de relance" avec la valeur 1 * Le niveau de relance de l’échéance passe à 1 |
Onglet personnalisation
Cet onglet permet de personnaliser :
• Les couleurs des lignes et du texte de la grille en fonction du niveau de relance de l’échéance
• Les valeurs par défaut suivantes :
o Nombre de jour de dépassement de paiement,
o Encours maximum,
o Durée de la période.
Pour sauvegarder ces valeurs, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton "sauvegarder". Pour les appliquer, il doit cliquer sur le bouton "calcul" de la fenêtre de recherche.